Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?
Als Vermieter*in von privatem Wohnraum haben Sie allen Mietparteien binnen zwölf Monaten nach Abrechnungszeitraum eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Üblich ist dies im Laufe eines Kalenderjahres, um einen Überblick über die Ausgaben des Vorjahres zu präsentieren und mit den geleisteten Abschlägen zu verrechnen. Doch was gehört genau in eine rechtssichere und aussagekräftige Nebenkostenabrechnung? Wir haben für Sie nachfolgend die wichtigsten Inhalte zusammengestellt.
Was darf in Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht fehlen?
Mieter*innen müssen die Abrechnung der Nebenkosten nur akzeptieren und noch ausstehenden Forderungen nachkommen, wenn diese frist- und formgerecht zugestellt wird. Die Frist haben wir Ihnen bereits genannt:
Zwölf Monate sind das Maximum, jenseits dieser Frist verjähren mögliche Ansprüche auf Nachzahlungen.
Für eine formal korrekte Nebenkostenabrechnung gehören diese Inhalte in das Anschreiben:
1. Persönliche und sachliche Informationen
Das Anschreiben muss Mieter*innen und die Mietimmobilie konkret benennen. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Mietwohnung, für die Sie die Adresse, Stockwerk und Lage angeben sollten.
2. Abrechnungszeitraum
Aus dem Dokument sollte eindeutig hervorgehen, über welchen Zeitraum hinweg Sie die Energiekosten erfasst haben und ob eine Rück- oder Nachzahlung nötig ist. In der Praxis sind dies meist zwölf Monate, die dem zurückliegenden Kalenderjahr entsprechen. Alternativ kann es sich um eine Endabrechnung, z. B. bei einem Auszug handeln.
3. Gesamtkosten und anteilige Kosten
Die Nebenkostenabrechnung muss die Gesamtkosten benennen, also alle geleisteten Ausgaben. Diese sind als einzelne Kostenpunkte aufzuschlüsseln, von Wasser, Abfall und Hausmeisterdiensten bis zu den Heizkosten. Welche Kosten Sie überhaupt auf die Mietparteien umlegen können, sollten Sie im Vorfeld abklären – beispielsweise mit unseren Expert*innen von Die Maklerei ImmobilienKultur. Rechnen Sie hiernach mit konkreten Beträgen vor, welchen Anteil die einzelne Mietpartei an den Gesamtkosten trägt.
4. Aufklärung über den Verteilerschlüssel
Für viele Nebenkosten findet eine einfache Aufteilung statt, in der die Gesamtkosten durch die Anzahl aller Mietparteien geteilt werden. Bei der Aufteilung der Heizkosten kann es Sonderregelungen geben, die Sie im Mietvertrag verankern sollten. Geben Sie in allen Fällen eine Erklärung ab, wie Sie konkret von den Gesamtkosten zu den anteiligen Kosten der jeweiligen Mieter*in gelangen.
5. Verrechnung von Vorleistungen
Eine Zahlung monatlicher Nebenkosten durch die Mietpartei als Vorschuss ist obligatorisch. Der bereits geleistete Betrag sollte der Nebenkostenabrechnung zu entnehmen sein. Haben Sie zuvor die Gesamtkosten aufgeschlüsselt, ziehen Sie vom individuell zu leistenden Betrag die Vorleistungen ab. Bleibt ein Differenzbetrag, benennen Sie eine Bankverbindung und eine Frist, um den Betrag zu überweisen.
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